Tratarea schimbarilor in managementul proiectelor

Recent am avut o discutie cu directorul unei firme de proiectare legat de aceasta tematica si am fost cat se poate de acord, ca una dintre problemele cele mai serioase in managementul proiectelor este tratarea schimbarilor.

 

La ce ma rafer?

 

In cazul unui proiect de constructii sau de dezvoltare a unui software, se intampla des, ca aproape de finalul proiectului, clientul sa vina cu o idee “geniala” de schimbare .In unele cazuri aceste idei,  sunt chiar foarte bune. Numai ca, din cauza acestora, trebuie s-o luam de la capat toata activitatea de proiectare/dezvoltare.

 

Toate aceste schimbari inseamna timp, resurse si bani in plus pentru proiectant. Si de aici incep neintelegerile.

 

Nu ma intelegeti gresit. Departe de mine sa-l invinuiesc pe client pentru situatia creata. In majoritatea cazurilor chiar mi se pare normal, ca acesta sa nu inteleaga de la inceput din ce consta proiectul, ci doar pe parcurs sa-si formeze o idee in ansamblu asupra acestuia.Abia in acest moment poate sa vina cu propuneri, idei de schimbare concrete.

 

Bine, dar ce ne facem noi, managerii de proiecte in aceste cazuri?

 

O mare parte a  managerilor de  proiecte sunt de parerea, ca nu exista scapare in aceasta situatie. Trebuie sa acceptam ca atare pierderile cauzate de schimbari.

 

Noi vedem in felul urmator acest lucru:

  1. Putem trata schimbarile proiectelor doar in cazul in care avem un punct de pornire, clar definit. Pe baza acestuia stim daca avem de a face cu o schimabare, sau nu.
  2. Putem trata schimbarile proiectelor doar in cazul in care avem documentate aceste schimbari
  3. Putem trata schimbarile proiectelor doar in cazul in care exista o comunicare buna si consecventa in acest sens cu clienetul

 

Haideti sa le luam la rand aceste trei argumete.

 

Punct de pornire

1. Este greu sa te certi cu clientul in legatura cu o schimbare, daca nu se stie daca aceeaa intradevar este o schimbare, sau nu. Neavand o lista cu solicitarile initiale ale clientului, practic nu avem argumente.

 

In cazul firmelor de productie sau comert, aceasta lista se cheama comanda scrisa, care contine solicitarile concrete ale clientului.

Comanda scrisa este o punt de referinta foarte clara, a ceea ce doreste clientul. Avand un asemenea punct de referinta, se poate analiza foarte usor, daca au fost satisfacute cerintele clientului sau nu.

Si in cazul serviciilor de tip proiecte, avem nevoie de o astfel de “comanda scrisa”.

 

Informatii documentate

2. In cazul unui proiect serios, pot aparea nu doar cateva,  ci foarte multe solicitari de schimbare. Atat schimbari mici, cat si schimbari mai ample.Unele dintre acestea pot fi rezolvate usor, fara mari batai de cap pentru managerul de proiect, dar sunt si unele drastice care schimba total cursul activitatilor anterioare.

Important e, ca pot fi multe asemenea solicitari de schimbari, si nu avem cum sa le tinem minte, doar daca le inregistram, le listam, le grupam etc.

 

Ideal ar fi daca le-am quantifica separat resursele (orele de lucru) consumate pe acestea.

 

Comunicare

3. De regula, o  comunicare buna si consecventa cu clientul, referitor la situatia proiectului, incluzand resursele consumate si  schimbarile avute,  ne ajuta in evitarea neintelegerilor si pierderilor financiare.

 Numai ca, pentru a putea comunica toate aceste informatii, avem nevoie de date inregistrate.Si ne lovim iarasi de importanta documantarii.

 Practic, comunicarea consecventa cu clientul poate consta din raportari saptamanale, lunare.

Ar fi si mai bine, daca aceste rapoarte ar fi discutate cu clientul. Aceasta discutie poate fi si un prilej excelent pentru tratarea problemelor, schimbarilor proiectului.

Pentru tratarea simpla si eficienta a celor discutate mai sus, exista solutii informatice adecvate.  Nu vreau sa va ascund faptul ca, “total intamplator” chiar avem o astfel de solutie, dar nu asta este important.Acesta este doar un instrument.

 

Mult mai important este, ca noi, managerii de proiecte, sa ne dam seama ca exista solutii pentru tratarea schimbarilor proiectelor.Iar daca a venit vorba despre instrumetne, chiar si un tabel excel,  poate fi mai bun decat nimic.

 

 O zi buna,

Ferencz Zoltán