3 aspecte importante înainte de implementarea unui ERP

Implementarea unui software ERP este o sarcină tehnică și managerială foarte complexă.

Atât pentru firma, care vrea să implementeze sistemul, cât și pentru consultanți, care oferă asistență în procesul implementării. Și nu în ultimul rând, implică cheltuieli semnificative.Astfel, un conducător de firmă responsabil, înainte de a începe această sarcină își pune următoarele întrebări.

 

I. Care este momentul oportun pentru implementarea unui software ERP?

Literatura de specialitate distinge în general 5 etape de dezvoltare în managementul unei firme.

În general, implementarea software-ului ERP este oportună, dacă firma a ajuns la nivelul 2-3 de dezvoltare, adică:

  1. Nivel de marketing – vanzari. Dacă organizatia a depășit acest nivel, atunci atragerea clienților (vânzarea) nu mai este o problemă, pentru că există deja o clientelă stabilă, care acoperă, în mod semnificativ (chiar dacă nu în totalitate) capacitatea firmei.
  2. Nivel de reglementari procese. S-au stabilit reguli concrete cu privire la organizarea activitatilor in cadrul firmei și acestea se aplică zilnic, consecvent.
  3. Nivel de indicatori de performanta. Chiar dacă nu în întregime, dar măcar parțial este introdus un sistem de masurare si control, adică analiza regulată a unor indicatori, care susțin deciziile manageriale.

Dacă criteriile de mai sus sunt îndeplinite (bifate), atunci implementarea unui software ERP poate aduce foarte probabil un progres serios.

Nivelul 4 se refera la optimizarea managementului, iar cel al 5-lea este nivelul formării echipei de conducere (și eventual retragerea proprietarilor). Acesta este nivelul la care visăm, noi întreprinzători.

Ce se întâmplă, dacă o societatea este la nivelul 1 sau la inceputul nivelului 2?

În cazul acesta nu este recomandată introducerea unui software ERP?

Nu există reguli de aur, dar probabil nu este recomandată. În astfel de cazuri, este de preferat implementarea unui software de management mai simplu sau doar unele module ale unui software, în domeniile, unde într-adevăr există lipsă reală de informații.

Exemple pentru astfel de software-uri (sau module separate):

  • Software de gestionare a stocului
  • Software de management al proiectelor
  • Software de gestionare a sarcinilor
  • Software de gestionare documente
  • Software CRM (Customer Relationship Management), etc.

Există foarte multe astfel de software-uri mai simple, obișnuim să zicem că, atât de multe câte stele sunt pe cer.

Sarcina mai grea, dar nu imposibilă, este găsirea software-ului potrivit. Merită toată osteneala.

 

II. Managementul proiectului

Implementarea unui software ERP necesită un management de proiect serios.

Dacă proiectul nu este tratat cu seriozitatea necesară, acesta poate și eșua.

Sperăm că firma de consultanta dispune de experiența necesară în domeniul managementul proiectului, și același lucru ar fi ideal și în cazul firmei utilizatoare.

Lucrăm de ani buni cu proiecte de management si de implementare de software și dispunem de cifre exacte în acest sens.

Managementul proiectului consumă cca. 10% din durata totală a proiectului.

La ce mă gândesc? La activități, ca de exemplu:

  • determinarea obiectivelor, sarcinilor,
  • atribuirea sarcinilor,
  • monitorizarea și responsabilizarea sarcinilor,
  • procesul de comunicare referitoare la toate aceste sarcini, în cadrul societății și cu firma prestatoare, etc.

Doresc să accentuez, că aici ne referim doar la conducerea procesului de implementare, ceea ce nu include munca efectivă impusă de proiect, precum formările profesionale, modelările, identificarea nevoilor, exercițiile.

Acest lucru este important de știut, pentru că acești factori trebuie luați în calcul și la firma utilizatoare. Societatea trebuie să dispună de cel puțin un angajat, însărcinat cu desfășurarea proiectului în cadrul societății.

Este recomandat, ca această persoană să facă parte din managementul superior, pentru că:

  • este bine să aibă o privire de ansamblu asupra întregului proces al întreprinderii.
  • este un factor decizional în cadrul societății (poate influența angajații, când îi trage la răspundere în privința efectuării sarcinilor).
  • este un avantaj în plus, dacă este înzestrat și cu „aptitudini de informatician”.

 

III. Clarificarea nevoilor

În cazul unui produs concret, de exemplu un autovehicul, o ușă, o piesă de mobilier, este cât se poate de evident că înainte de a cumpăra produsul respectiv, trebuie clarificate caracteristicile, specificațiile produsului.

Mai concret, trebuie stabilite următoarele:

  • ce culoare să aibă?
  • ce dimensiuni să aibă?
  • ce caracteristici tehnice să aibă?
  • și multe alte detalii.

În cazul unui software, acest lucru nu pare a fi la fel de evident la majoritatea oamenilor. Mă surprinde chiar și astăzi, cum oamenii nu țin cont de această regulă în cazul unui software.

Deoarece software-ul nu este un produs concret, tangibil, este mult mai greu de stabilit dacă satisface nevoile noastre sau nu.

În acest caz, ori trebuie încercate toate funcțiile software-ului, ori se va încerca descrierea acestora. Acest lucru se face ca prim pas al implementării sistemului ERP, adică elaborăm o așa-numită concepție a proiectului sau un studiu de fezabilitate.

 

A începe implementarea sistemului ERP fără acest studiu ar fi ca și cum am vrea să cumpărăm un autovehicul, zicând producătorului să înceapă asamblarea produsului, iar noi o să aruncăm din când în când o privire să vedem ce a ieșit, și efectuăm corecturile necesare pe parcurs.

Sună neverosimil, nu-i așa?

În legătură cu asta deținem și date statistice.

În jur de 10% din proiectul de implementare este acoperit de clarificarea nevoilor și descrierea, acceptarea realizării acestora.

 

La clarificarea nevoilor există un alt aspect interesant, care face referire la primul punct, unde am analizat, momentul potrivit de implementare a unui sistem ERP.

Acolo am specificat că societatea trebuie să fie cel putin la nivelul 2, adică există deja reguli concrete referitoare la organizarea internă și acestea sunt aplicate zilnic. Dacă o societatea a trecut de acest nivel, atunci poate formula nevoi foarte concrete și precise în privința software-ului de planificare a resurselor întreprinderii.

 

 

Ferencz Zoltán

Consultant management